Можно ли путевой лист заполнять на компьютере – Как оформить путевой лист при транспортных перевозках — СКБ Контур

Правила заполнения путевых листов в 2019 году с видео — СКБ Контур

Обязательные реквизиты и правила заполнения путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Но этот приказ не утверждает бланк путевого листа. Бланк был введен Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, но использовать его сейчас «как есть» нельзя: он устарел. В частности, там нет ни слова ни про предсменный, ни про предрейсовый контроль. 

Как составить путевой лист, чтобы он отвечал  требованиям закона и у налоговых органов не возникло сомнений в обоснованности расходов на ГСМ? Смотрите видеосовет  Елены Строковой, советника государственной гражданской службы РФ 3 класса и эксперта-консультанта по налогам и бухучету. 

Вы посмотрели фрагмент вебинара Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение».

Чтобы посмотреть вебинар полностью и получить доступ к 100+ актуальным видео, оформите доступ к Карте Школы бухгалтера. Весь год вам будут доступны вебинары, экспресс-курсы и консультации экспертов.

Оформить карту

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Можно ли заполнять путевой лист ОГ от руки?

добрый день — такого требования в законах нет — можно и ручкой заполнять

Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.10.2008 N 12414)III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Можно ли оформлять один путевой лист на машину в месяц

Вопрос:

Коммерческая организация имеет на балансе легковые автомобили и не является профессиональным перевозчиком. Организация перевозит грузы и работников для собственных нужд. Можно ли оформлять один путевой лист на машину в месяц? Можно ли составлять эти листы полностью на компьютере, а не вписывать маршрут вручную?

Ответ:

Организация может оформлять один путевой лист на каждую машину сроком на один месяц. Путевой лист можно заполнять частично на компьютере, а частично вручную, а также использовать специальные компьютерные программы для заполнения путевых листов. Если маршрут известен заранее и не меняется, заполнение маршрута на компьютере не будет являться нарушением. Отметки медицинского работника, механика и подписи других ответственных лиц должны быть проставлены вручную.

Поскольку организация нетранспортная, то на основании п. 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 она имеет право выписывать путевые листы сроком действия на один месяц. Это же подтверждает письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51, в котором указано, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Срок в путевых листах нужно будет указывать так — с 1 августа 2017 года по 31 августа 2017 года.

Для подтверждения расходов по налогу на прибыль необходимо обеспечить в путевом листе наличие всех обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе № 152, а также соблюсти требования, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Таким образом, организация может разработать и утвердить форму путевого листа самостоятельно.

Согласно п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» медицинское обеспечение безопасности дорожного движения включает в себя обязательные предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры. Предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы водителя. Послерейсовые медосмотры проводятся в течение всего времени работы водителя, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Пунктами 7 и 16 Приказа № 152 предусмотрено обязательное указание в путевых листах даты, времени проведения медосмотров водителя медицинским работником с заверением его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества. В связи с этим путевые листы должны содержать отметки о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах водителей, даже если организация не является профессиональным перевозчиком. Это подтверждается судебной практикой, например, Постановлением Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.12.2013 по делу № А33-12312/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529  оставлено без изменения).

С 26.02.2017 вступили в силу изменения, внесенные Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в Приказ № 152. Печать или штамп организации в заголовочной части путевого листа теперь ставить не нужно. Но отныне в путевом листе обязательно должна быть отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, проставленная уполномоченным лицом и заверенная его подписью с указанием фамилии и инициалов. Проводить такой контроль должны все организации, даже если они  не являются специализированными перевозчиками. В силу нормы ст. 20 Закона № 196-ФЗ все организации обязаны обеспечивать техническое состояние транспортных средств в соответствии с требованиями безопасности дорожного движения и не допускать автомобили к эксплуатации при наличии неисправностей.

Приказ № 152 не содержит требований заполнять путевые листы вручную. Учитывая судебную практику, организациям, эксплуатирующим легковые автомобили для собственных нужд, для избежания проблем с признанием расходов на ГСМ лучше заполнять путевой лист частично на компьютере, а частично — вручную.

Можно использовать специальные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации заполнения путевых листов.  При этом отметки медработника, механика и подписи других ответственных лиц должны быть проставлены вручную.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Путевые листы придется заполнять чаще… или реже?

Самое значимое изменение, которое внес приказ, — корректировка сроков действия путевого листа. Если раньше документ оформляли на период до одного месяца, то теперь организация должна составлять путевой лист:

• до начала рейса, если он длится дольше рабочей смены водителя;
• до начала первого рейса, если за смену водитель успевает совершить один или сразу несколько рейсов.

Чем это грозит? С одной стороны, правила ужесточились: организациям надо постоянно отслеживать продолжительность смен и рейсов. С другой стороны, ушло понятие «один месяц», значит, тем, кто выполняет длительные рейсы по всей стране, можно не беспокоиться об оформлении нового путевого листа, когда закончится месяц в дороге.

Актуальные формы путевых листов в программе «Путевые листы и ГСМ».

Узнать больше

Еще одно значимое новшество, которое не должно остаться без внимания, — отмена штампов. Проставить дату, время и показания одометра может уполномоченный руководителем предприятия сотрудник, а дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра — медработник. Чтобы подтвердить достоверность данных, теперь достаточно подписи, фамилии и инициалов.

Еще два положения Приказа Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467 приводят Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152) в соответствие с другими нормативными документами.

В Порядке заполнения законодатели закрепили термин «предсменный контроль технического состояния». Напоминаем, что с 21.12.2018 каждый выезжающий из гаража автомобиль должен пройти предрейсовый или предсменный контроль (Приказ Минтранса РФ от 08.08.2018 № 296).

Заполнять данные о техосмотре машины и медосмотре водителей обязательно. В противном случае организация будет оштрафована согласно ст. 12.31.1 КоАП РФ.

Кроме того, в тексте Порядка вместо «место постоянной стоянки» и «гараж (депо)» появляется термин «парковка», который введен в Правила дорожного движения еще в 2013 году.

«Скорее всего, это не последнее изменение путевых листов и в целом работы с транспортом. В феврале министр транспорта РФ Евгений Дитрих предположил, что до конца 2019 года будет реализована давняя идея проводить медосмотры водителей в длительных рейсах дистанционно. Не исключено, что показатели здоровья будут вноситься в форму путевого листа», — рассказывает руководитель проекта «Путевые листы и ГСМ» Луиза Баянова.

Как оформить путевой лист при транспортных перевозках — СКБ Контур

Форма путевого листа

Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа. Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике.

В форму путевого листа нужно включить реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т д.). Также в путевом листе необходимо закрепить обязательные реквизиты, применяемые ко всем первичным документам: наименование документа, дату его составления, название организации, составившей документ и т д. (полный перечень — в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Что касается остальных данных, то к ним требований нет. Можно включать любые, необходимые для учета вашей бухгалтерии.

Сколько хранить путевые листы

Оформленные путевые листы храните в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 г. № 152).

На какой срок оформлять путевой лист

Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок, не более одного месяца. Если компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день.

Сколько путевых листов оформлять

Путевые листы оформляют в одном экземпляре, для каждого транспортного средства — свой путевой лист.

На практике часто встречается ситуация, когда одним автомобилем пользуются несколько водителей, работающих посменно. В этом случае можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя.

Маршрут следования в путевом листе

Смотрите комментарий Ольги Букиной, ведущей вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках», о том, как указать маршрут в путевом листе:

Лучше указать подробный маршрут, иначе налоговая инспекция может усомниться в реальности затрат на ГСМ. Если ваш транспорт ежедневно совершает поездки по одним и тем же маршрутам в пределах одного населенного пункта, то в путевом листе можно указать формулировку «поездки по городу». Но в этом случае лучше дать расшифровку этому понятию в отдельном документе, где будет указано, что «поездки по городу» — это, к примеру, ежедневное посещение двух филиалов и склада. Если поездка однодневная, то ее можно указать в самом путевом листе. Если путевой лист оформляется на более длительный срок, например, на месяц, то нужно оформить отдельное приложение к путевому листу и там отразить все маршруты.

12 апреля в Школе бухгалтера состоится открытый вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках». Аудитор Ольга Букина расскажет, как оформлять первичку при использовании транспорта сторонней организации, а также собственного транспорта компании.

Вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

Смотреть бесплатно

Екатерина Костакова, эксперт, Школа бухгалтера

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.